Kế toán thuế hiệu quả bắt đầu từ dữ liệu được ghi nhận đều, không phải từ một chồng hóa đơn gom lại trước ngày kê khai. Doanh nghiệp nên thống nhất lịch bàn giao, người phụ trách và cách lưu chứng từ ngay khi bắt đầu hoạt động. PRIDE có thể phối hợp rà soát, phân loại và xử lý hồ sơ trong phạm vi dịch vụ đã thống nhất; doanh nghiệp vẫn cần cung cấp chứng từ trung thực, kiểm tra số liệu và phê duyệt các hồ sơ thuộc trách nhiệm của mình.

Bộ chứng từ nên gửi cho kế toán

Mỗi tháng, người phụ trách nên tập hợp chứng từ theo từng nhóm hoạt động. Hồ sơ đầy đủ giúp giải thích được giao dịch từ lúc phát sinh đến khi thanh toán, giao hàng hoặc nghiệm thu; đồng thời giúp phát hiện sớm hóa đơn sai thông tin hay khoản chi thiếu căn cứ.

  • Hóa đơn bán ra, hóa đơn mua vào và thông tin điều chỉnh, thay thế hoặc hủy hóa đơn nếu có.
  • Hợp đồng, đơn đặt hàng, biên bản giao nhận, nghiệm thu và hồ sơ thanh lý liên quan đến giao dịch.
  • Sao kê tài khoản ngân hàng, chứng từ thu chi, hồ sơ vay và đối chiếu công nợ.
  • Bảng lương, hồ sơ nhân sự, bảng chấm công, quyết định và chứng từ thanh toán thu nhập.
  • Phiếu nhập xuất kho, kiểm kê hàng hóa, tài sản, công cụ dụng cụ và chi phí vận hành.

Quy trình phối hợp theo tháng

  1. Doanh nghiệp ghi nhận giao dịch và lưu chứng từ tại một nơi thống nhất, đặt tên tệp theo ngày hoặc số hóa đơn.
  2. Kế toán phân loại hồ sơ, kiểm tra thông tin cơ bản và tổng hợp các chứng từ còn thiếu để doanh nghiệp bổ sung.
  3. Hai bên đối chiếu hóa đơn với hợp đồng, giao nhận, thanh toán ngân hàng và số liệu nội bộ.
  4. Kế toán lập sổ và hồ sơ kê khai thuộc phạm vi hợp đồng; doanh nghiệp xem xét, xác nhận trước khi nộp.
  5. Lưu bản điện tử theo kỳ, đồng thời giữ chứng từ gốc theo yêu cầu áp dụng cho từng loại hồ sơ.
Bảng đối chiếu chứng từ kế toán và số liệu doanh nghiệp

Đừng chỉ kiểm tra hóa đơn riêng lẻ

Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi quy định về hóa đơn, chứng từ và có hiệu lực từ ngày 01/06/2025. Khi áp dụng, doanh nghiệp cần đối chiếu dữ liệu hóa đơn điện tử với giao dịch thực tế, hợp đồng, hàng hóa hoặc dịch vụ đã cung cấp và chứng từ thanh toán. Cách xử lý có thể khác nhau theo loại giao dịch; cần kiểm tra quy định hiện hành thay vì dùng một mẫu chung cho mọi trường hợp.

Chọn phạm vi dịch vụ phù hợp

Trước khi ký hợp đồng, hãy làm rõ số lượng hóa đơn dự kiến, số lao động, kho hàng, chi nhánh, hoạt động thương mại điện tử và các giao dịch đặc thù. Thỏa thuận cụ thể ai chịu trách nhiệm cung cấp dữ liệu, kiểm tra chứng từ, ký hồ sơ và phản hồi khi cần giải trình. Một quy trình rõ ràng giúp hạn chế bỏ sót, đồng thời để chủ doanh nghiệp nắm được tình hình tài chính thay vì chỉ nhận báo cáo vào cuối kỳ.